La gestion efficiente des incidents passe par l’informatisation

Les employés du centre médico-social de Martigny et Régions pourront bientôt déclarer tout incident via un outil informatisé. Outre un gain de temps, il assurera le suivi et l’analyse des formulaires de déclaration d’incidents. Florence Meister, infirmière responsable Qualité des soins, a contribué à ce projet. Elle l’a présenté lors du colloque d’Aide et soins à domicile Suisse.

FLORA GUÉRY. Une erreur médicamenteuse, la réalisation d’une prestation non-conforme ou une chute font partie des incidents que les employés de l’aide et des soins à domicile sont tenus de déclarer à leur hiérarchie. Au sein du centre médico-social (CMS) de Martigny et Régions (VS), la procédure de déclaration des incidents s’effectue actuellement à l’aide d’un formulaire papier. Mais plus pour longtemps: un outil informatisé 1 est en cours d’implémentation, sous la forme d’une application sur les tablettes du CMS reliée à un logiciel, afin de permettre une gestion efficiente des
incidents. «Cet outil permettra de déclarer un incident dans un délai rapide, d’assurer sa traçabilité et sa gestion», explique Florence Meister, infirmière clinicienne et responsable Qualité des soins depuis 2020 au CMS de
Martigny et Régions. «Le développement de la qualité et de la sécurité des soins est une part importante de la stratégie de notre CMS», ajoute-t-elle.

Détentrice d’un CAS en Qualité des soins et Conseil, Florence Meister a récemment achevé et validé son projet final de DAS en Qualité et Sécurité des soins dont le sujet était la mise en place de ce nouveau système
de gestion des incidents (Critical Incident Reporting System; CIRS) pour le CMS de Martigny et Régions. En août 2021, la fusion des CMS de Martigny, Saxon et Entremont a abouti à la naissance du CMS de Martigny et Régions, qui compte aujourd’hui 390 employés. Il s’agit de l’une des raisons qui a motivé la standardisation – et donc l’informatisation – de la déclaration des incidents.

Notre choix s’est porté vers un outil facile d’utilisation, avec un nombre de champs réduits, qui offre la possibilité d’anonymiser les déclarations.

Florence Meister

Responsable Qualité des soins

«Dans le cadre de mon DAS, j’ai beaucoup échangé avec mes collègues de formation, ce qui m’a permis de voir ce qui se passe ailleurs en termes de gestion des incidents. J’ai aussi pu compter sur l’appui d’un expert issu du terrain qui m’a aidé à développer mon projet final», précise Florence Meister. Pour trouver le bon logiciel, le comité de pilotage du projet dont fait partie Florence Meister a frappé à plusieurs portes au niveau cantonal et intercantonal. Car il n’existe pas d’outil informatisé de gestion des incidents «clé en mains» pour les soins à domicile en Suisse romande. «Les solutions informatisées sont nombreuses, mais notre choix s’est porté vers un outil facile d’utilisation, avec un nombre de champs réduits, qui offre la possibilité d’anonymiser les déclarations», relève la responsable Qualité des soins. «Etant donné la taille de notre CMS, le coût d’un tel
outil a aussi fait partie des critères de sélection.» Ce coût est estimé entre 30 000 et 36 000 francs, selon la direction du CMS.

Un outil déployé dans toute l’institution
Avec le système existant, le CMS de Martigny et Régions manque d’une vision d’ensemble sur les incidents en cours de traitement, notamment leur nombre et leur typologie. A cela s’ajoute des problèmes de traçabilité
et de confidentialité. «Le formulaire papier qui est utilisé à l’heure actuelle comprend cinq pages et sert aussi bien à déclarer des incidents qu’à rapporter des propositions d’amélioration», explique Florence Meister.
Selon elle, les collaboratrices et collaborateurs sont favorables à la mise en place d’un logiciel efficient qui devrait faciliter et encourager la déclaration d’incidents. «Mais nous devons encore informer et former le personnel par rapport à cet outil», précise-t-elle. Initialement, le projet devait s’étendre aux services de soins. Finalement, il a pris de l’ampleur et sera déployé dans tous les services de l’institution. Objectif principal: fin octobre 2023, 90 % des déclarations d’incidents seront annoncées par ce programme informatique spécifique. L’un des objectifs secondaires sera la diffusion d’une directive institutionnelle concernant la gestion des incidents à tous
les employés d’ici au 1er juin 2023. En effet, la direction du CMS de Martigny et Régions souhaite que le nouveau système de gestion des incidents aille de pair avec une communication ouverte autour des incidents et une culture non punitive de l’erreur («Just culture»). Les prochains mois s’annoncent donc bien remplis au CMS de Martigny et Régions. «Mais nous faisons preuve de motivation et nous avons envie de montrer que nous allons de l’avant», conclut Florence Meister.

1 En voie d’acquisition, le logiciel en question ne peut pas être nommé à ce stade du projet. Le «Magazine ASD» fera le point ultérieurement sur la mise en œuvre du nouveau système de déclaration des incidents du CMS de Martigny et Régions.

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